• Muss bei einer Anmeldung (telefonischen/persönlicher/per Mail) etwas Bestimmtes abgefragt/gemacht werden
  Nein, die Personen bekommen die AK mit den entsprechenden Hinweisen zugeschickt, somit wird die Zustimmung der Personen eingeholt.
   
• Muss bei einer Anmeldung (telefonischen/persönlicher/per Mail) etwas Bestimmtes abgefragt/gemacht werden?
  Nein, die Personen bekommen die AK mit den entsprechenden Hinweisen zugeschickt, somit wird die Zustimmung der Personen eingeholt.
   
• Nehmen wir das Geburtsjahr bei Standardkursen (EDV, Bewegung, Kulinarik usw.) noch auf? Außer bei Wunsch nach SeniorInnenrabatt und bei Prüfungen hat es ja eigentlich keine Relevanz.
  Wir nehmen das Geburtsjahr wie bisher auf; dazu sagen, dass es für die statistische Auswertung ist; sollte jemand die Angabe nicht machen wollen einfach leer lassen; für bestimmte Zwecke, z.B. Seniorenrabatt ist das Geburtsjahr zwingend zu nennen – möchte die Person trotzdem nicht das Geburtsjahr nennen kann sie keinen Pensionistenrabatt erhalten.
   
• Wie müssen KL-Vereinbarung verschickt werden – wie sichern?
  Können wie bisher als PDF per Mail geschickt werden
   
• Soeben war eine Kursleiterin bei mir und hat gefragt, ob sie gleich die neuen Datenschutzbestimmungen unterschreiben soll. Ich weiß nur nicht, wo?
  Bestehende KL müssen nichts extra unterschreiben. Bestehende KL werden per Mail von der GL informiert. Neue KL haben den Zusatz im Stammdatenblatt.
   
• Wie kann man bei einer telefonischen oder Mail-Anfrage betreff. Speicherung pers. Daten sicherstellen, dass es sich um die jeweilige Person handelt?
  Die Person sollte sich über unsere HP unter „Datenschutz“ mit der dortigen Mailadressedatenschutz@volkshochschule.at bei uns melden. Bearbeitet wird das dann von Markus Eder.
   
• Wie sieht es mit den Büros aus? Dürfen wir überhaupt Ordner in offenen Regalen stehen haben, in denen persönliche Daten abgelegt sind (obwohl entw. jemand von uns im Büro ist oder ansonsten abgesperrt ist.)
  Wenn jemand im Büro ist oder das Büro abgesperrt ist und keine fremde Person Zutritt hat reicht das.
   
• Bei den Kinderkursen – ohne Eltern -  ist es doch sinnvoll, den KursleiterInnen die Telefonnummer eines Elternteiles zu geben. (Falls sich das Kind verletzt z.B.) Wie sollen wir das handhaben?
  Die Trainerin soll die Nummern von den Eltern in die Namensliste eintragen lassen. Damit ist es am saubersten und wir haben damit nix zu tun. Bei den vielen Nummern, die die Leute schon haben, muss man sowieso nachfragen. Weil wir ja nicht wissen, ob unsere Nummer aktuell ist. 
   
• Wird es eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden geben, aus der hervorgeht, dass MitarbeiterInnen nicht persönlich haftbar gemacht werden, wenn sie im Auftrag des Unternehmens Daten erheben, sammeln, hinterlegen, erfragen, …
  Solange nur jene Daten erhoben werden, welche mit dem Unternehmen vereinbart sind, ist das Unternehmen haftbar. Projekte, bei denen Mitarbeitende angegeben werden: Wird künftig gefragt?
   
• Bzw. kann man sich als MitarbeiterInnen auch weigern, Daten für Projektfinanzierungen weiterzugeben/namentlich genannt zu werden? Betroffene Personen werden künftig genau Informiert, in welches Projekt sie genommen werden, wie viele Stunden für das Projekt vorgesehen werden und weshalb sie im Projekt sind.
   
• Authentifizierung: Das betrifft nur die Beschwerde, oder? Bei Anmeldungen muss sich ja eigentlich niemand ausweisen. Das betrifft nur bei Wunsch auf Datenauskunft. Bei einer Anmeldung ist das nicht notwendig.
   
• KursleiterInnen/Namensliste: Diese Namenslisten sind Anwesenheitslisten. Und Anwesenheitslisten werden gesammelt. Zumindest bis dato. Die zu vernichten wäre problematisch. Die werden für Kursbestätigungen gebraucht, um den Prozentsatz der Anwesenheit zu bestimmen (bei Mahnungen bzw. Bildungsscheck, ÖIF-Gutscheinen, …). Auch Weitermeldelisten sind Namenslisten, inkl. Unterschriften. Kann wie bisher gehandhabt werden
   
• Wie ist in Zukunft der Informationsfluss zwischen VHS – AMS, VHS – Sozialamt, VHS – ÖIF geregelt.
  Es wurden entsprechende Verträge erstellt. Personen, welche künftig in solchen Projekten tätig werden, können bei Markus Einsicht in die Verträge machen, um so die Richtlinien einhalten zu können. 
   
• Kann ich ins Asylwerber-Startquartier eine Kursliste (Niveau, Kursbeginn) mit Namen der Teilnehmer mailen? Ja, wenn keine weiteren Daten darauf stehen
   
• Darf Auskunft über TeilnehmerInnen aus Asyl- und Deutschkursen gegeben werden? Ja, wenn z.B. Caritas/Sozialamt/Jugend am Werk Infos über die tatsächliche Anmeldung eines Kurses/Anwesenheit oder ähnliches benötigen, dürfen wir diese Auskunft geben, wenn es im Sinne des Teilnehmers ist.

Stand, 19.07.2018, Grundlage Fragen Volkshochschule Salzburg